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1. Introducción

La Política del Canal Ético del ROBIN HAT tiene como finalidad establecer las pautas de funcionamiento del Canal Ético y demás medios dispuestos por ROBIN HAT, las funciones dla función de Compliance, y los derechos de los informantes, investigados, así como el procedimiento de investigación y acciones a tomar, ello teniendo en cuenta:

  • La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. 
  • La Norma UNE-ISO 37002:2021 sobre sistemas de gestión de denuncias.
  • La Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019 relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del derecho de la Unión.

Aunque no es sujeto obligado conforme a las referidas normativas, ROBIN HAT, en compromiso con el más alto estándar y comprometido con la ética dentro y fuera de su organización, establece este Canal Ético para que cualquier persona que tenga inquietudes relacionadas con el Código Ético y de Conducta, con el Sistema de Gestión de Compliance Penal (SGCPA), y en general con respecto al buen cumplimiento normativo dentro del ROBIN HAT, pueda:

  1. Plantear cualquier duda o pregunta relacionadas con el Código Ético y de Conducta del ROBIN HAT, con el SGCPA, o sobre cualquiera de las políticas y procedimientos implementados en la materia.
  2. Informar sobre cualquier irregularidad o sospecha de irregularidad sobre la cual tenga conocimiento, y que esté siendo cometida, haya sido cometida o planee cometer algún miembro de ROBIN HAT.

2. Ámbito de aplicación

2.1 Ámbito de aplicación subjetivo

El Canal Ético podrá ser utilizado por todos los miembros de ROBIN HAT, así como por sus aliados, clientes y proveedores, para plantear dudas o preguntas; o para informar sobre irregularidades o sospecha de irregularidades de las cuales tenga conocimiento.

Las personas que informen a través del Canal Ético podrán informar sobre hechos relacionados con la actividad de ROBIN HAT, que involucren a su personal o representantes.

2.2 Ámbito de aplicación objetivo.

La Política del Canal Ético se aplicará a todas las comunicaciones sobre posibles irregularidades en el ámbito de cumplimiento normativo, independientemente de los canales utilizados para su envío, sean verbales o escritas.

Todas aquellas personas que participen en el proceso de recepción o investigación de regularidades, deberán cumplir con el contenido de esta política, en especial lo relativo a garantizar los derechos de los informantes y de los investigados.

3. Mecanismos del Canal Ético.

ROBIN HAT pone a disposición del Canal Ético, las siguientes formas de contacto:

  • Canal Ético: Se podrán realizar consultas y enviar información sobre irregularidades o sospecha de irregulares a través del Canal Ético web de ROBIN HAT, ubicado en su propia página web.
  • Vía telefónica: Al número de teléfono de la función de Compliance.
  • De forma presencial: Ante la función de Compliance.

4. Principios del Canal Ético

Toda comunicación realizada a través del Canal Ético, se tratará respetando los siguientes principios:

4.1 Accesibilidad

Todas las personas que formen parte del ROBIN HAT en calidad de directivo, empleado, colaborador, socio, o tenga un interés legítimo en la organización, podrá enviar la información que estime pertinente a través del Canal Ético.

4.2 Independencia y Autonomía

La función de Compliance es la autoridad responsable de gestionar las informaciones recibidas mediante el Canal Ético, y de velar por los derechos de quien informa y de los investigados, y tendrá la potestad de actuar de forma independiente y autónoma, llevando a cabo todas las acciones que considere necesarias para resolver los asuntos de los cuales tenga conocimiento, para proteger a los informantes de cualquier tipo de represalias, y para resguardar la seguridad de la información y la integridad del investigado.

4.3 Buena Fe

Toda información que se envíe a través del Canal Ético ha de enviarse de buena fe, y acompañarse, en la medida de lo posible, de evidencia que respalde cualquier sospecha de irregularidad. 

ROBIN HAT tomará las medidas necesarias para proteger los derechos de cualquier persona que informe de buena fe; así como los derechos de los investigados hasta tanto concluya la investigación, garantizando su protección ante cualquier intento de represalia.

4.4 Derecho a informar de forma anónima

Las personas que deseen informar sobre posibles irregularidades podrán hacerlo de manera anónima, a través del portal web puesto a disposición.

En el caso de que el informante deje sus datos, ROBIN HAT se compromete a proteger su identidad y a contactarle para informarle sobre el estado de la investigación, en tanto la comunicación no interfiera con la misma.

4.5 Independencia

Todas las comunicaciones recibidas a través del Canal Ético serán gestionadas por la función de Compliance o el proveedor externo especializado en gestión de canales éticos que éste designe.

4.6 Medidas de seguridad y confidencialidad

ROBIN HAT garantiza la máxima confidencialidad acerca de la identidad de las personas que informen sobre irregularidades, así como de las personas investigadas mientras se lleva a cabo la investigación.

Todas las personas que tengan conocimiento de la información sobre posibles irregularidades que se reciban a través del Canal Ético, están obligadas a guardar secreto profesional sobre la identidad de la persona informante.

Los datos tanto de las personas que efectúen las comunicaciones como de los investigados, podrán ser facilitados tanto a las autoridades administrativas como a las judiciales siempre que fueran requeridos como consecuencia de cualquier procedimiento legal derivado de las comunicaciones recibidas. Dicha cesión de los datos a las autoridades administrativas o judiciales se realizará siempre dando pleno cumplimiento a la legislación sobre protección de datos de carácter personal.

ROBIN HAT tomará todas las medidas necesarias para proteger los datos de las personas que informen sobre posibles irregularidades; y a tomar aquellas dirigidas a evitar las represalias.

4.7 Conclusión de las investigaciones

La función de Compliance investigará los hechos y circunstancias que hayan sido comunicados a través del Canal Ético, determinando:

  • Si existen indicios suficientes para considerar que los hechos informados requieren de la apertura de una investigación exhaustiva.
  • Si una vez investigados los hechos informados, éstos constituyen una irregularidad en el ámbito del cumplimiento normativo.

Si una vez concluida la investigación se determina que no hubo irregularidad, se deberán tomar todas las medidas para evitar que se ocasionen perjuicios tanto a los informantes de buena fe como a los investigados.

4.8 Política de no represalias

Las personas que informen de buena fe la sospecha de irregularidades en el cumplimiento normativo estarán protegidos frente a cualquier tipo de represalia, discriminación y penalización por motivo de la información suministrada.

Cualquier represalia contra quien informe sobre una irregularidad o sospecha de irregularidad de la cual tenga conocimiento la función de Compliance, podrá ser objeto de investigación y de recomendación de sanciones.

La prohibición de represalias prevista en el párrafo anterior no impedirá la adopción de las medidas disciplinarias que procedan cuando la investigación interna determine que la comunicación es falsa y que la persona que la ha realizado es consciente de su falsedad.

4.9 Proporcionalidad

Los datos personales recabados a través del Canal Ético serán aquellos estricta y objetivamente necesarios y, si procede, para comprobar la realidad de los hechos informados. 

Los datos serán tratados de conformidad con la normativa de protección de datos aplicable, para fines legítimos y específicos en relación con la investigación que pueda surgir como consecuencia de la irregularidad informada.

La función de Compliance podrá mantener grabaciones de la información que le hubiere sido suministrada de forma verbal, siempre que lo considere necesario para dar curso a la investigación o para conservar evidencia necesaria para la misma. Los informantes serán puestos en conocimiento del tratamiento de sus datos conforme a lo previsto en la legislación en la materia.

5. Procedimiento de gestión de las comunicaciones

El procedimiento de gestión de las comunicaciones recibidas en el Canal Ético consta de las siguientes fases:

  • Recepción de la información sobre la irregularidad.
  • Determinación de necesidad de investigación.
  • Investigación de los hechos.
  • Conclusiones.
  • Recomendación de sanción o archivo.
  • Comunicación a interesados.

5.1 Recepción de la información sobre la irregularidad y determinación de necesidad de investigación.

Todas las informaciones que se comuniquen a través del Canal Ético serán recibidas por la función de Compliance o el proveedor que éste designe, quien será el responsable de efectuar un análisis preliminar de los hechos, su encaje dentro del cumplimiento normativo y decidirá sobre la necesidad o no de iniciar una investigación.

  • Si de la información suministrada se desprende que los hechos son ajenos al alcance del Canal Ético, se considerará improcedente la investigación. 
  • Si de la información suministrada se desprenden indicios de una posible irregularidad de cumplimiento normativo que se encuentre dentro del alcance del Canal Ético, se iniciará una investigación.

En ambos casos, se informará a la persona informante de la acción tomada, siempre que ello no interfiera con la investigación en curso. Se deberán prever, desde este momento, las medidas de protección necesarias para evitar las represalias contra la persona informante.

5.2 Investigación de los hechos

Al iniciarse la investigación, se llevará a cabo:

La notificación a la persona investigada, debiendo informarle sobre:

  • La recepción de la información.
  • El hecho del que se le acusa.
  • Cómo ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, de conformidad con la normativa de protección de datos.

Si a juicio de la función de Compliance existe riesgo de que la notificación al investigado comprometa la investigación, dicha comunicación podrá aplazarse hasta que el citado riesgo desaparezca. En todo caso, el plazo para informar al investigado no excederá de un (1) mes desde que se haya recibido la información sobre la posible irregularidad.

La función de Compliance iniciará las oportunas investigaciones para comprobar la veracidad de los hechos informados. y valorará todas las medidas necesarias para evitar represalias contra el informante y también para proteger los derechos del investigado mientras perdura la investigación.

5.3 Conclusiones y propuesta de sanción

Una vez concluida la investigación, y en función de los resultados obtenidos, la función de Compliance decidirá si:

  1. Archivar la información porque o bien (i) con las actuaciones realizadas no haya quedado suficientemente acreditados los hechos informados, o (ii) éstos no sean constitutivos de una infracción de cumplimiento normativo.
  2. Informar al investigado de las irregularidades en las que presuntamente ha incurrido y darle la posibilidad de que presente sus alegaciones y defensa. Si tras las alegaciones se considera que efectivamente se ha cometido una irregularidad, la función de Compliance formulará una propuesta de la posible sanción a aplicar si los hechos informados, han quedado suficientemente acreditados y, además, son constitutivos de una infracción de cumplimiento normativo. La función de Compliance formulará por escrito una propuesta de resolución, debidamente justificada, de las posibles medidas disciplinarias a adoptar y remitirá a los administradores de ROBIN HAT para la ejecución de las medidas.

5.4 Notificación de la decisión

En cualquiera de los dos escenarios previstos en el apartado anterior, una vez la función de Compliance concluya la investigación, deberá:

  1. Documentar el resultado de la investigación por escrito.
  2. Establecer una propuesta de recomendaciones.

La función de Compliance podrá tomar las medidas que considere pertinentes para proteger la identidad de los informantes o investigados, cuando no hayan sido acreditados los hechos. 

La decisión ha de ser comunicada tanto a la parte investigada como a quien informe sobre las irregularidades. También se habrá de notificar sobre cualquier medida dictada para evitar las represalias.

Las medidas para prevenir represalias se han de mantener por el tiempo que la función de Compliance estime necesario para evitar un daño a las personas informantes.

6. Tratamiento de los datos de carácter personal y de los datos confidenciales

1. Datos de carácter personal

Los datos personales recabados en el marco del Canal Ético serán tratados con la exclusiva finalidad de tramitar las informaciones y, si procede, investigar la realidad de los hechos informados, dando cumplimiento así a la exigencia legalmente establecida en la Ley Orgánica 3/2018, de 6 de diciembre de Protección de Datos personales y garantía de los derechos digitales. 

Aquellos datos personales que se recaben en el marco de una información y que den lugar a la apertura de la correspondiente investigación se integrarán en el fichero “Canal Ético”, que contará con las medidas de seguridad informáticas exigidas por la legislación y teniendo en cuenta la sensibilidad de la materia.  

Se hace constar expresamente que los datos contenidos en aquellas informaciones que no sean admitidas a trámite no se incorporarán a ningún fichero, procediéndose a su eliminación inmediata. 

En los casos en que se conserven datos a efectos estadísticos y de control, se tomarán las medidas posibles para anonimizar los datos y evitar el mantenimiento de aquellos datos que no sean estrictamente necesarios.

Los datos personales recabados en el marco de una investigación podrán comunicarse a los administradores de ROBIN HAT, así como a la persona o personas encargadas de ejecutar la correspondiente sanción, y a los proveedores externos que colaboren de la investigación. 

Finalmente, los interesados podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición a través de la dirección de correo electrónico info@robinhat.com

El derecho de acceso del investigado estará limitado a sus propios datos de carácter personal, no teniendo acceso a los datos sobre la identidad del informante, dado el carácter confidencial del Canal Ético.

2. Información de carácter confidencial

Todos los documentos de carácter confidencial a los que tenga acceso la función de Compliance, hayan sido suministrados por el informante, recopilados durante la investigación o generados en el marco de esta, u obtenidos por cualquier vía, deberán ser destruidos una vez concluida la investigación.

Si debiese conservarse algún documento o fragmento de documento por obligación legal, o porque la información hubiese sido determinante para el resultado de la investigación, se podrá conservar durante un período de no más de 10 años desde el cierre fiscal del año en que se llevó a cabo la investigación. 

La función de Compliance deberá tomar todas las medidas de seguridad de la información necesarias respecto del resguardo de aquella información de carácter confidencial que se encuentre bajo su resguardo.

7. Vigencia y responsable de vigilancia

Una vez concluida la La Política del Canal Ético entró en vigor el Marzo 2023 y su vigilancia corresponde a la función de Compliance.

La Política del Canal Ético podrá ser actualizada y revisada cuando existan cambios legislativos o cuando surjan circunstancias que ameriten su revisión.

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