La Politica del Canale Etico di ROBIN HAT ha come obiettivo stabilire le linee guida per il funzionamento del Canale Etico e degli altri mezzi messi a disposizione da ROBIN HAT, le funzioni della funzione di Compliance, e i diritti dei segnalatori, degli indagati, così come la procedura di indagine e le azioni da intraprendere, tenendo conto di:

• La Legge 2/2023, del 20 febbraio, che regola la protezione delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta contro la corruzione. 
• La norma UNE-ISO 37002:2021 sui sistemi di gestione delle segnalazioni.
• La Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019 relativa alla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione.

Sebbene non sia un soggetto obbligato ai sensi delle normative sopra citate, ROBIN HAT, in impegno con il più alto standard e dedicato all'etica dentro e fuori dalla sua organizzazione, stabilisce questo Canale Etico affinché chiunque abbia preoccupazioni relative al Codice Etico e di Condotta, al Sistema di Gestione della Compliance Penale (SGCPA), e in generale riguardo al buon rispetto normativo all'interno di ROBIN HAT, possa:

1. Porre qualsiasi dubbio o domanda relativa al Codice Etico e di Condotta del ROBIN HAT, con il SGCPA, o su qualsiasi delle politiche e procedure implementate in materia.
2. Segnalare qualsiasi irregolarità o sospetto di irregolarità di cui si è a conoscenza, e che sia in corso, sia stata commessa o si preveda che venga commessa da un membro di ROBIN HAT.

Il Canale Etico potrà essere utilizzato da tutti i membri di ROBIN HAT, così come dai suoi alleati, clienti e fornitori, per porre dubbi o domande; o per segnalare irregolarità o sospetti di irregolarità di cui siano a conoscenza.

Le persone che informeranno attraverso il Canale Etico potranno segnalare fatti relativi all'attività di ROBIN HAT, che coinvolgono il suo personale o rappresentanti.

La Politica del Canale Etico si applicherà a tutte le comunicazioni riguardanti possibili irregolarità nel campo della conformità normativa, indipendentemente dai canali utilizzati per la loro invio, siano essi verbali o scritti.

Tutte le persone che partecipano al processo di ricezione o indagine delle regolarità devono rispettare il contenuto di questa politica, in particolare per quanto riguarda la garanzia dei diritti degli informatori e degli indagati.

ROBIN HAT mette a disposizione del Canale Etico, i seguenti modi di contatto:

• Canale Etico: Sarà possibile effettuare consultazioni e inviare informazioni su irregolarità o sospetti di irregolarità tramite il Canale Etico web di ROBIN HAT, situato nella propria pagina web.
• Telefono: Al numero di telefono della funzione di Compliance.
• In presenza: Di fronte alla funzione di Compliance.

Tutta la comunicazione effettuata attraverso il Canale Etico, sarà trattata nel rispetto dei seguenti principi:

Tutte le persone che fanno parte del ROBIN HAT in qualità di dirigente, dipendente, collaboratore, socio, o che hanno un interesse legittimo nell'organizzazione, possono inviare le informazioni che ritengono opportune attraverso il Canale Etico.

La funzione di Compliance è l'autorità responsabile della gestione delle informazioni ricevute tramite il Canale Etico, e di tutelare i diritti di chi informa e degli indagati, e avrà il potere di agire in modo indipendente e autonomo, svolgendo tutte le azioni che riterrà necessarie per risolvere le questioni di cui è a conoscenza, per proteggere gli informatori da qualsiasi tipo di ritorsione, e per garantire la sicurezza delle informazioni e l'integrità dell'indagato.

Tutte le informazioni inviate tramite il Canale Etico devono essere inviate in buona fede e, per quanto possibile, accompagnate da prove che supportino qualsiasi sospetto di irregolarità. 

ROBIN HAT prenderà le misure necessarie per proteggere i diritti di chiunque segnali in buona fede; così come i diritti degli indagati fino al termine dell'indagine, garantendo la loro protezione da qualsiasi tentativo di ritorsione.

Le persone che desiderano segnalare possibili irregolarità possono farlo in modo anonimo, attraverso il portale web messo a disposizione.

Nel caso in cui il informatore lasci i propri dati, ROBIN HAT si impegna a proteggere la sua identità e a contattarlo per informarlo sullo stato dell'indagine, purché la comunicazione non interferisca con essa.

Tutte le comunicazioni ricevute tramite il Canale Etico saranno gestite dalla funzione di Compliance o dal fornitore esterno specializzato nella gestione dei canali etici che quest'ultimo designa.

ROBIN HAT garantisce la massima riservatezza riguardo all'identità delle persone che segnalano irregolarità, così come delle persone indagate durante lo svolgimento dell'indagine.

Tutte le persone che hanno conoscenza delle informazioni su possibili irregolarità ricevute tramite il Canale Etico, sono obbligate a mantenere il segreto professionale sull'identità della persona informante.

I dati sia delle persone che effettuano le comunicazioni sia degli indagati potranno essere forniti sia alle autorità amministrative che a quelle giudiziarie, sempre che siano richiesti a seguito di qualsiasi procedimento legale derivante dalle comunicazioni ricevute. Tale cessione dei dati alle autorità amministrative o giudiziarie avverrà sempre nel pieno rispetto della legislazione sulla protezione dei dati personali.

ROBIN HAT prenderà tutte le misure necessarie per proteggere i dati delle persone che segnalano possibili irregolarità; e per adottare quelle dirette a evitare ritorsioni.

La funzione di Compliance indagherà i fatti e le circostanze che sono stati comunicati attraverso il Canale Etico, determinando:

• Se ci sono indizi sufficienti per ritenere che i fatti segnalati richiedano l'apertura di un'indagine approfondita.
• Se, una volta esaminati i fatti segnalati, questi costituiscono un'irregolarità nell'ambito della conformità normativa.

Se una volta conclusa l'indagine si determina che non ci sono state irregolarità, dovranno essere adottate tutte le misure per evitare che si causino danni sia ai informatori di buona fede che agli indagati.

Le persone che segnalano in buona fede il sospetto di irregolarità nel rispetto delle normative saranno protette da qualsiasi tipo di ritorsione, discriminazione e penalizzazione a causa delle informazioni fornite.

Qualsiasi ritorsione contro chi informa su un'irregolarità o sospetto di irregolarità di cui è a conoscenza la funzione di Compliance, potrà essere oggetto di indagine e di raccomandazione di sanzioni.

Il divieto di ritorsioni previsto nel paragrafo precedente non impedirà l'adozione delle misure disciplinari che si rendono necessarie quando l'indagine interna stabilisce che la comunicazione è falsa e che la persona che l'ha effettuata è consapevole della sua falsità.

I dati personali raccolti attraverso il Canale Etico saranno quelli strettamente e oggettivamente necessari e, se del caso, per verificare la realtà dei fatti segnalati. 

I dati saranno trattati in conformità con la normativa sulla protezione dei dati applicabile, per scopi legittimi e specifici in relazione all'indagine che potrebbe sorgere a seguito dell'irregolarità segnalata.

La funzione di Compliance potrà mantenere registrazioni delle informazioni che le sono state fornite verbalmente, sempre che lo ritenga necessario per dare seguito all'indagine o per conservare le prove necessarie per la stessa. Gli informatori saranno informati del trattamento dei loro dati in conformità a quanto previsto dalla legislazione in materia.

La procedura di gestione delle comunicazioni ricevute nel Canale Etico è composta dalle seguenti fasi:

• Ricezione delle informazioni sulla irregolarità.
• Determinazione della necessità di ricerca.
• Indagine sui fatti.
• Conclusioni.
• Raccomandazione di sanzione o archiviazione.
• Comunicazione agli interessati.

Tutte le informazioni comunicate attraverso il Canale Etico saranno ricevute dalla funzione di Compliance o dal fornitore che essa designa, che sarà responsabile di effettuare un'analisi preliminare dei fatti, della loro conformità alle normative e deciderà sulla necessità o meno di avviare un'indagine.

• Se dalle informazioni fornite risulta che i fatti sono estranei all'ambito del Canale Etico, l'indagine sarà considerata inammissibile. 
• Se dalle informazioni fornite emergono indizi di una possibile irregolarità nel rispetto delle normative che rientra nell'ambito del Canale Etico, verrà avviata un'indagine.

In entrambi i casi, la persona informante sarà informata dell'azione intrapresa, a condizione che ciò non interferisca con l'indagine in corso. D'ora in poi, dovranno essere previste le misure di protezione necessarie per evitare ritorsioni contro la persona informante.

All'inizio dell'indagine, si procederà a:

La notifica alla persona indagata, dovendo informarla su:

• La ricezione delle informazioni.
• Il fatto di cui è accusato.
• Come esercitare i propri diritti di accesso, rettifica, cancellazione e opposizione, in conformità con la normativa sulla protezione dei dati.

Se a giudizio della funzione di Compliance esiste il rischio che la notifica all'indagato comprometta l'indagine, tale comunicazione potrà essere rinviata fino a quando il suddetto rischio non sarà scomparso. In ogni caso, il termine per informare l'indagato non supererà un (1) mese dalla ricezione delle informazioni sulla possibile irregolarità.

La funzione di Compliance avvierà le opportune indagini per verificare la veridicità dei fatti segnalati e valuterà tutte le misure necessarie per evitare ritorsioni nei confronti del denunciante e anche per proteggere i diritti dell'indagato finché l'indagine è in corso.

Una volta conclusa l'indagine, e in base ai risultati ottenuti, la funzione di Compliance deciderà se:

1. Archiviare le informazioni perché o bene (i) con le azioni intraprese non siano stati sufficientemente accreditati i fatti riportati, o (ii) questi non costituiscano una violazione della conformità normativa.
2. Informare l'indagato delle irregolarità in cui presumibilmente è incorso e dargli la possibilità di presentare le proprie osservazioni e difese. Se dopo le osservazioni si considera che effettivamente sia stata commessa un'irregolarità, la funzione di Compliance formulerà una proposta della possibile sanzione da applicare se i fatti riportati sono stati sufficientemente accertati e, inoltre, costituiscono una violazione della normativa. La funzione di Compliance formulerà per iscritto una proposta di risoluzione, debitamente giustificata, delle possibili misure disciplinari da adottare e la invierà agli amministratori di ROBIN HAT per l'esecuzione delle misure.

In entrambi gli scenari previsti nel paragrafo precedente, una volta che la funzione di Compliance avrà concluso l'indagine, dovrà:

1. Documentare per iscritto il risultato della ricerca.
2. Stabilire una proposta di raccomandazioni.

La funzione di Compliance potrà adottare le misure che riterrà opportune per proteggere l'identità dei informatori o degli indagati, quando i fatti non siano stati accertati. 

La decisione deve essere comunicata sia alla parte indagata che a chi ha segnalato le irregolarità. Inoltre, dovrà essere notificata qualsiasi misura adottata per evitare ritorsioni.

Le misure per prevenire ritorsioni devono essere mantenute per il tempo che la funzione di Compliance ritiene necessario per evitare danni alle persone segnalanti.

1. Dati di carattere personale

I dati personali raccolti nell'ambito del Canale Etico saranno trattati esclusivamente per gestire le informazioni e, se del caso, per indagare la realtà dei fatti segnalati, adempiendo così all'obbligo legalmente stabilito dalla Legge Organica 3/2018, del 6 dicembre, sulla Protezione dei Dati Personali e garanzia dei diritti digitali. 

I dati personali raccolti nell'ambito di un'informazione che darà luogo all'apertura della corrispondente indagine saranno integrati nel file "Canale Etico", che avrà le misure di sicurezza informatiche richieste dalla legislazione e tenendo conto della sensibilità della materia.  

Si attesta espressamente che i dati contenuti in quelle informazioni che non sono ammesse a trattazione non saranno incorporati in alcun archivio, procedendo alla loro eliminazione immediata. 

Nei casi in cui vengano conservati dati a fini statistici e di controllo, saranno adottate le misure possibili per anonimizzare i dati ed evitare il mantenimento di quei dati che non sono strettamente necessari.

I dati personali raccolti nell'ambito di un'indagine possono essere comunicati agli amministratori di ROBIN HAT, così come alla persona o alle persone incaricate di eseguire la corrispondente sanzione, e ai fornitori esterni che collaborano all'indagine. 

Finalmente, gli interessati potranno esercitare i loro diritti di accesso, rettifica, cancellazione e opposizione tramite l'indirizzo email info@robinhat.com

Il diritto di accesso dell'indagato sarà limitato ai propri dati personali, senza avere accesso ai dati sull'identità del informatore, dato il carattere riservato del Canale Etico.

2. Informazioni di carattere riservato

Tutti i documenti di carattere riservato a cui ha accesso la funzione di Compliance, forniti dall'informatore, raccolti durante l'indagine o generati nell'ambito di essa, o ottenuti in qualsiasi modo, dovranno essere distrutti una volta conclusa l'indagine.

Se deve conservare qualche documento o frammento di documento per obbligo legale, o perché l'informazione è stata determinante per il risultato dell'indagine, potrà essere conservato per un periodo non superiore a 10 anni dalla chiusura fiscale dell'anno in cui è stata condotta l'indagine. 

La funzione di Compliance dovrà adottare tutte le misure di sicurezza delle informazioni necessarie per la protezione di quelle informazioni di carattere riservato che si trovano sotto la sua custodia.

Una volta conclusa, la Politica del Canale Etico è entrata in vigore a marzo 2023 e la sua vigilanza spetta alla funzione di Compliance.

La Politica del Canale Etico potrà essere aggiornata e rivista quando ci saranno cambiamenti legislativi o quando sorgeranno circostanze che ne giustifichino la revisione.