Die Richtlinie des Ethik-Kanals von ROBIN HAT hat das Ziel, die Funktionsweisen des Ethik-Kanals und anderer von ROBIN HAT bereitgestellter Mittel, die Aufgaben der Compliance-Funktion sowie die Rechte der Hinweisgeber und der Untersuchungsobjekte festzulegen, ebenso wie das Verfahren zur Untersuchung und die zu ergreifenden Maßnahmen, wobei Folgendes zu berücksichtigen ist:

• Das Gesetz 2/2023 vom 20. Februar, das den Schutz von Personen regelt, die über Normverletzungen und gegen Korruption kämpfen. 
• Die Norm UNE-ISO 37002:2021 über Beschwerdemanagementsysteme.
• Die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden.

Obwohl ROBIN HAT gemäß den genannten Vorschriften nicht verpflichtet ist, richtet das Unternehmen aus einem Engagement für die höchsten Standards und der Verpflichtung zur Ethik innerhalb und außerhalb seiner Organisation diesen Ethik-Kanal ein, damit jede Person, die Bedenken in Bezug auf den Ethik- und Verhaltenskodex, das System zur Verwaltung von Strafrechtlichen Compliance (SGCPA) und allgemein hinsichtlich der ordnungsgemäßen Einhaltung der Vorschriften innerhalb von ROBIN HAT hat, Folgendes tun kann:

1. Stellen Sie alle Fragen oder Zweifel, die mit dem Ethik- und Verhaltenskodex von ROBIN HAT, mit dem SGCPA oder zu einer der in diesem Bereich umgesetzten Richtlinien und Verfahren zusammenhängen,.
2. Über jede Unregelmäßigkeit oder den Verdacht einer Unregelmäßigkeit informieren, von der Sie Kenntnis haben und die von einem Mitglied von ROBIN HAT begangen wird, begangen wurde oder geplant ist.

Der Ethik-Kanal kann von allen Mitgliedern von ROBIN HAT, sowie von seinen Partnern, Kunden und Lieferanten genutzt werden, um Fragen oder Anliegen zu äußern; oder um über Unregelmäßigkeiten oder den Verdacht auf Unregelmäßigkeiten zu informieren, von denen sie Kenntnis haben.

Die Personen, die über den Ethik-Kanal berichten, können Informationen über Vorfälle im Zusammenhang mit der Tätigkeit von ROBIN HAT geben, die ihr Personal oder ihre Vertreter betreffen.

Die Politik des Ethik-Kanals gilt für alle Mitteilungen über mögliche Unregelmäßigkeiten im Bereich der Compliance, unabhängig von den verwendeten Kommunikationskanälen, sei es mündlich oder schriftlich.

Alle Personen, die am Prozess der Entgegennahme oder Untersuchung von Regelmäßigkeiten teilnehmen, müssen den Inhalt dieser Richtlinie einhalten, insbesondere in Bezug auf die Gewährleistung der Rechte der Informanten und der Untersuchten.

ROBIN HAT stellt dem Ethik-Kanal die folgenden Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung:

• Ethik-Kanal: Es können Anfragen gestellt und Informationen über Unregelmäßigkeiten oder den Verdacht auf Unregelmäßigkeiten über den Ethik-Kanal von ROBIN HAT, der auf seiner eigenen Webseite zu finden ist, gesendet werden.
• Telefonisch: Unter der Telefonnummer der Compliance-Funktion.
• Persönlich: Vor der Compliance-Funktion.

Alle über den Ethik-Kanal getätigten Kommunikationen werden unter Beachtung der folgenden Grundsätze behandelt:

Alle Personen, die Teil des ROBIN HAT in der Funktion als Führungskraft, Mitarbeiter, Partner oder mit einem legitimen Interesse an der Organisation sind, können die Informationen, die sie für relevant halten, über den Ethik-Kanal senden.

Die Compliance-Funktion ist die zuständige Behörde, die die Informationen verwaltet, die über den Ethik-Kanal erhalten werden, und dafür sorgt, dass die Rechte der Informanten und der Untersuchungsobjekte gewahrt bleiben. Sie hat das Recht, unabhängig und autonom zu handeln und alle Maßnahmen zu ergreifen, die sie für notwendig hält, um die Angelegenheiten zu klären, von denen sie Kenntnis hat, um die Informanten vor jeglicher Art von Repressalien zu schützen und die Sicherheit der Informationen sowie die Integrität des Untersuchten zu gewährleisten.

Alle Informationen, die über den Ethik-Kanal gesendet werden, müssen in gutem Glauben gesendet werden und sollten, soweit möglich, mit Beweisen untermauert werden, die jeden Verdacht auf Unregelmäßigkeiten unterstützen. 

ROBIN HAT wird die notwendigen Maßnahmen ergreifen, um die Rechte jeder Person zu schützen, die in gutem Glauben berichtet; sowie die Rechte der Beschuldigten bis zum Abschluss der Untersuchung, und gewährleistet ihren Schutz vor jeglichen Vergeltungsmaßnahmen.

Personen, die über mögliche Unregelmäßigkeiten informieren möchten, können dies anonym über das zur Verfügung gestellte Webportal tun.

Im Falle, dass der Informant seine Daten hinterlässt, verpflichtet sich ROBIN HAT, seine Identität zu schützen und ihn zu kontaktieren, um ihn über den Stand der Ermittlungen zu informieren, solange die Kommunikation nicht mit diesen interferiert.

Alle über den Ethik-Kanal erhaltenen Mitteilungen werden von der Compliance-Funktion oder dem externen Anbieter, den sie benennen, der auf die Verwaltung von Ethik-Kanälen spezialisiert ist, bearbeitet.

ROBIN HAT garantiert die maximale Vertraulichkeit bezüglich der Identität von Personen, die über Unregelmäßigkeiten berichten, sowie von den Personen, die während der Untersuchung untersucht werden.

Alle Personen, die Kenntnis von Informationen über mögliche Unregelmäßigkeiten haben, die über den Ethik-Kanal empfangen werden, sind verpflichtet, das Berufsgeheimnis über die Identität der informierenden Person zu wahren.

Die Daten sowohl der Personen, die die Mitteilungen machen, als auch der Ermittlungsobjekte können sowohl den Verwaltungsbehörden als auch den Justizbehörden zur Verfügung gestellt werden, sofern sie im Rahmen eines rechtlichen Verfahrens, das sich aus den erhaltenen Mitteilungen ergibt, angefordert werden. Diese Übermittlung der Daten an die Verwaltungs- oder Justizbehörden erfolgt stets unter vollständiger Einhaltung der Gesetzgebung zum Schutz personenbezogener Daten.

ROBIN HAT wird alle notwendigen Maßnahmen ergreifen, um die Daten der Personen zu schützen, die mögliche Unregelmäßigkeiten melden; und um Maßnahmen zu ergreifen, die darauf abzielen, Vergeltungsmaßnahmen zu vermeiden.

Die Compliance-Funktion wird die Tatsachen und Umstände untersuchen, die über den Ethik-Kanal mitgeteilt wurden, und dabei feststellen:

• Wenn ausreichende Anzeichen dafür vorliegen, dass die gemeldeten Tatsachen eine umfassende Untersuchung erfordern.
• Wenn die berichteten Fakten nach ihrer Untersuchung eine Unregelmäßigkeit im Bereich der Einhaltung von Vorschriften darstellen.

Wenn nach Abschluss der Untersuchung festgestellt wird, dass keine Unregelmäßigkeiten vorlagen, müssen alle Maßnahmen ergriffen werden, um zu verhindern, dass sowohl den gutgläubigen Informanten als auch den Untersuchungsobjekten Schäden entstehen.

Personen, die in gutem Glauben den Verdacht auf Unregelmäßigkeiten bei der Einhaltung von Vorschriften melden, sind vor jeglicher Art von Vergeltungsmaßnahmen, Diskriminierung und Bestrafung aufgrund der bereitgestellten Informationen geschützt.

Jede Vergeltungsmaßnahme gegen Personen, die über eine Unregelmäßigkeit oder den Verdacht einer Unregelmäßigkeit informieren, von der die Compliance-Funktion Kenntnis hat, kann Gegenstand einer Untersuchung und Empfehlung von Sanktionen sein.

Das im vorhergehenden Absatz vorgesehene Verbot von Repressalien hindert nicht die Ergreifung der disziplinarischen Maßnahmen, die erforderlich sind, wenn die interne Untersuchung ergibt, dass die Mitteilung falsch ist und die Person, die sie gemacht hat, sich ihrer Falschheit bewusst ist.

Die über den Ethik-Kanal gesammelten personenbezogenen Daten sind diejenigen, die strikt und objektiv notwendig sind und, falls erforderlich, um die Realität der gemeldeten Tatsachen zu überprüfen. 

Die Daten werden gemäß der geltenden Datenschutzbestimmungen verarbeitet, zu legitimen und spezifischen Zwecken im Zusammenhang mit der Untersuchung, die sich aus der gemeldeten Unregelmäßigkeit ergeben kann.

Die Compliance-Funktion kann Aufzeichnungen der Informationen, die ihr mündlich übermittelt wurden, aufbewahren, solange sie dies für notwendig erachtet, um die Untersuchung voranzutreiben oder um notwendige Beweise dafür zu sichern. Die Informanten werden über die Verarbeitung ihrer Daten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen in diesem Bereich informiert.

Das Verfahren zur Verwaltung der über den Ethik-Kanal erhaltenen Mitteilungen besteht aus den folgenden Phasen:

• Empfang der Informationen über die Unregelmäßigkeit.
• Bestimmung des Forschungsbedarfs.
• Untersuchung der Fakten.
• Schlussfolgerungen.
• Empfehlung zur Sanktion oder Archivierung.
• Kommunikation an Interessierte.

Alle Informationen, die über den Ethik-Kanal kommuniziert werden, werden von der Compliance-Funktion oder dem von ihr benannten Anbieter empfangen, der für die Durchführung einer vorläufigen Analyse der Fakten, deren Einordnung in die Einhaltung der Vorschriften und die Entscheidung über die Notwendigkeit oder Nicht-Notwendigkeit einer Untersuchung verantwortlich ist.

• Wenn aus den bereitgestellten Informationen hervorgeht, dass die Tatsachen außerhalb des Geltungsbereichs des Ethik-Kanals liegen, wird die Untersuchung als unzulässig angesehen. 
• Wenn aus den bereitgestellten Informationen Hinweise auf eine mögliche Nichteinhaltung von Vorschriften hervorgehen, die in den Geltungsbereich des Ethik-Kanals fallen, wird eine Untersuchung eingeleitet.

In beiden Fällen wird die informierende Person über die ergriffene Maßnahme informiert, sofern dies nicht die laufende Untersuchung beeinträchtigt. Ab diesem Zeitpunkt sind die notwendigen Schutzmaßnahmen vorzusehen, um Vergeltungsmaßnahmen gegen die informierende Person zu vermeiden.

Zu Beginn der Untersuchung wird Folgendes durchgeführt:

Die Benachrichtigung der untersuchten Person, wobei sie über Folgendes informiert werden muss:

• Der Empfang der Informationen.
• Die Tatsache, der man ihn beschuldigt.
• Wie Sie Ihre Rechte auf Zugang, Berichtigung, Löschung und Widerspruch gemäß den Datenschutzbestimmungen ausüben können.

Wenn es nach der Funktion des Compliance geht Es besteht das Risiko, dass die Benachrichtigung des Beschuldigten die Untersuchung gefährdet; diese Mitteilung kann aufgeschoben werden, bis dieses Risiko entfällt. In jedem Fall darf die Frist zur Information des Beschuldigten einen (1) Monat ab dem Zeitpunkt, an dem die Informationen über die mögliche Unregelmäßigkeit eingegangen sind, nicht überschreiten.

Die Compliance-Funktion wird die erforderlichen Untersuchungen einleiten, um die Richtigkeit der gemeldeten Fakten zu überprüfen, und alle notwendigen Maßnahmen bewerten, um Vergeltungsmaßnahmen gegen den Informanten zu vermeiden und auch die Rechte des Beschuldigten während der Dauer der Untersuchung zu schützen.

Nach Abschluss der Untersuchung und basierend auf den erzielten Ergebnissen wird die Compliance-Funktion entscheidet, ob:

1. Die Informationen archivieren, weil entweder (i) die durchgeführten Maßnahmen die berichteten Fakten nicht ausreichend belegt haben oder (ii) diese keine Verletzung der Einhaltung von Vorschriften darstellen.
2. Den Beschuldigten über die Unregelmäßigkeiten zu informieren, in die er angeblich verwickelt ist, und ihm die Möglichkeit zu geben, seine Einwände und Verteidigung vorzubringen. Wenn nach den Einwänden festgestellt wird, dass tatsächlich eine Unregelmäßigkeit begangen wurde, wird die Compliance-Funktion einen Vorschlag für die mögliche Sanktion formulieren, die anzuwenden ist, wenn die berichteten Tatsachen ausreichend belegt sind und zudem eine Verletzung der Compliance-Vorschriften darstellen. Die Compliance-Funktion wird schriftlich einen Vorschlag für eine Entscheidung unterbreiten, der ordnungsgemäß begründet ist, über die möglichen disziplinarischen Maßnahmen, die zu ergreifen sind, und diesen an die Administratoren von ROBIN HAT zur Umsetzung der Maßnahmen weiterleiten.

In beiden der im vorherigen Abschnitt vorgesehenen Szenarien, sobald die Compliance-Funktion die Untersuchung abgeschlossen hat, muss sie:

1. Das Ergebnis der Forschung schriftlich dokumentieren.
2. Einen Vorschlag für Empfehlungen erstellen.

Die Compliance-Funktion kann die Maßnahmen ergreifen, die sie für notwendig hält, um die Identität der Hinweisgeber oder der Untersuchungsgegenstände zu schützen, wenn die Tatsachen nicht nachgewiesen wurden. 

Die Entscheidung muss sowohl der untersuchten Partei als auch der Person, die über die Unregelmäßigkeiten informiert hat, mitgeteilt werden. Auch über jede angeordnete Maßnahme zur Vermeidung von Repressalien muss benachrichtigt werden.

Die Maßnahmen zur Verhinderung von Repressalien müssen so lange aufrechterhalten werden, wie die Compliance-Funktion es für notwendig erachtet, um Schäden an den informierenden Personen zu vermeiden.

1. Personenbezogene Daten

Die im Rahmen des Ethik-Kanals erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung der Informationen und, falls erforderlich, zur Untersuchung der Realität der gemeldeten Tatsachen verarbeitet, um somit den gesetzlich festgelegten Anforderungen des Organgesetzes 3/2018 vom 6. Dezember zum Schutz personenbezogener Daten und zur Gewährleistung digitaler Rechte nachzukommen. 

Die personenbezogenen Daten, die im Rahmen einer Information erhoben werden und zur Eröffnung der entsprechenden Untersuchung führen, werden in die Datei "Ethischer Kanal" integriert, die über die durch die Gesetzgebung geforderten IT-Sicherheitsmaßnahmen verfügt und die Sensibilität des Themas berücksichtigt.  

Es wird ausdrücklich festgehalten, dass die Daten, die in Informationen enthalten sind, die nicht zur Bearbeitung angenommen werden, nicht in eine Datei aufgenommen werden und sofort gelöscht werden. 

In Fällen, in denen Daten zu statistischen und Kontrollzwecken aufbewahrt werden, werden die möglichen Maßnahmen ergriffen, um die Daten zu anonymisieren und die Aufbewahrung von Daten zu vermeiden, die nicht unbedingt erforderlich sind.

Die im Rahmen einer Untersuchung erhobenen personenbezogenen Daten können den Administratoren von ROBIN HAT sowie der Person oder den Personen, die für die Durchführung der entsprechenden Sanktion verantwortlich sind, und den externen Dienstleistern, die an der Untersuchung mitwirken, mitgeteilt werden. 

Schließlich können die Betroffenen ihre Rechte auf Zugang, Berichtigung, Löschung und Widerspruch über die E-Mail-Adresse ausüben. info@robinhat.com

Das Zugriffsrecht des Beschuldigten ist auf seine eigenen personenbezogenen Daten beschränkt, und er hat keinen Zugang zu den Daten über die Identität des Informanten, aufgrund der Vertraulichkeit des Ethik-Kanals.

2. Vertrauliche Informationen

Alle vertraulichen Dokumente, auf die die Compliance-Funktion Zugriff hat, die vom Informanten bereitgestellt, während der Untersuchung gesammelt oder im Rahmen dieser erstellt wurden oder auf andere Weise erlangt wurden, müssen nach Abschluss der Untersuchung vernichtet werden.

Wenn ein Dokument oder ein Dokumentfragment aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden muss, oder weil die Informationen entscheidend für das Ergebnis der Untersuchung waren, kann es für einen Zeitraum von maximal 10 Jahren ab dem Abschluss des Geschäftsjahres, in dem die Untersuchung durchgeführt wurde, aufbewahrt werden. 

Die Compliance-Funktion muss alle notwendigen Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Informationen ergreifen, die sich in ihrem Verantwortungsbereich befinden und vertraulicher Natur sind.

Sobald die Politik des Ethik-Kanals abgeschlossen ist, trat sie im März 2023 in Kraft und ihre Überwachung obliegt der Compliance-Funktion.

Die Politik des Ethik-Kanals kann aktualisiert und überarbeitet werden, wenn es gesetzliche Änderungen gibt oder wenn Umstände auftreten, die eine Überprüfung rechtfertigen.