La Politique du Canal Éthique de ROBIN HAT a pour but d'établir les lignes directrices de fonctionnement du Canal Éthique et des autres moyens mis à disposition par ROBIN HAT, les fonctions de la fonction de Conformité, ainsi que les droits des informateurs, des personnes faisant l'objet d'une enquête, ainsi que la procédure d'enquête et les actions à entreprendre, en tenant compte de :

• La loi 2/2023 du 20 février, régissant la protection des personnes qui signalent des infractions aux normes et la lutte contre la corruption. 
• La norme UNE-ISO 37002:2021 sur les systèmes de gestion des signalements.
• La directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union.

Bien qu'il ne soit pas soumis aux réglementations mentionnées, ROBIN HAT, dans un engagement envers les normes les plus élevées et engagé envers l'éthique tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de son organisation, établit ce Canal Éthique pour que toute personne ayant des préoccupations liées au Code Éthique et de Conduite, au Système de Gestion de Compliance Pénale (SGCPA), et en général concernant le bon respect des normes au sein de ROBIN HAT, puisse :

1. Poser toute question ou doute concernant le Code Éthique et de Conduite du ROBIN HAT, avec le SGCPA, ou sur l'une des politiques et procédures mises en œuvre dans ce domaine.
2. Informer de toute irrégularité ou suspicion d'irrégularité dont vous avez connaissance, et qui est en cours, a été commise ou est prévue par un membre de ROBIN HAT.

Le Canal Éthique pourra être utilisé par tous les membres de ROBIN HAT, ainsi que par ses alliés, clients et fournisseurs, pour poser des questions ou des doutes ; ou pour signaler des irrégularités ou des soupçons d'irrégularités dont ils ont connaissance.

Les personnes qui informeront via le Canal Éthique pourront signaler des faits liés à l'activité de ROBIN HAT, impliquant son personnel ou ses représentants.

La Politique du Canal Éthique s'appliquera à toutes les communications concernant d'éventuelles irrégularités dans le domaine de la conformité réglementaire, quel que soit le canal utilisé pour leur envoi, qu'il soit verbal ou écrit.

Toutes les personnes participant au processus de réception ou d'enquête sur des régularités doivent se conformer au contenu de cette politique, en particulier en ce qui concerne la garantie des droits des informateurs et des personnes enquêtées.

ROBIN HAT met à disposition du Canal Éthique les moyens de contact suivants :

• Canal Éthique : Il sera possible de poser des questions et d'envoyer des informations sur des irrégularités ou des soupçons d'irrégularités via le Canal Éthique web de ROBIN HAT, situé sur son propre site web.
• Par téléphone : Au numéro de téléphone de la fonction de conformité.
• En personne : Face à la fonction de conformité.

Toute communication effectuée via le Canal Éthique, sera traitée en respectant les principes suivants :

Toutes les personnes qui font partie du ROBIN HAT en tant que dirigeant, employé, collaborateur, partenaire, ou ayant un intérêt légitime dans l'organisation, pourront envoyer les informations qu'elles jugent pertinentes via le Canal Éthique.

La fonction de Compliance est l'autorité responsable de gérer les informations reçues par le biais du Canal Éthique, et de veiller aux droits de celui qui informe et des personnes faisant l'objet d'une enquête. Elle aura le pouvoir d'agir de manière indépendante et autonome, en réalisant toutes les actions qu'elle jugera nécessaires pour résoudre les affaires dont elle a connaissance, afin de protéger les informateurs contre toute forme de représailles, et de garantir la sécurité des informations ainsi que l'intégrité de la personne enquêtée.

Toute information envoyée par le Canal Éthique doit être faite de bonne foi et, dans la mesure du possible, accompagnée de preuves soutenant toute suspicion d'irrégularité. 

ROBIN HAT prendra les mesures nécessaires pour protéger les droits de toute personne qui signale de bonne foi ; ainsi que les droits des personnes faisant l'objet d'une enquête jusqu'à ce que celle-ci soit terminée, garantissant leur protection contre toute tentative de représailles.

Les personnes souhaitant signaler d'éventuelles irrégularités pourront le faire de manière anonyme, via le portail web mis à disposition.

Dans le cas où le dénonciateur laisse ses coordonnées, ROBIN HAT s'engage à protéger son identité et à le contacter pour l'informer de l'état de l'enquête, tant que la communication n'interfère pas avec celle-ci.

Toutes les communications reçues par le biais du Canal Éthique seront gérées par la fonction de Conformité ou le fournisseur externe spécialisé dans la gestion des canaux éthiques qu'il désignera.

ROBIN HAT garantit la plus grande confidentialité concernant l'identité des personnes qui signalent des irrégularités, ainsi que celle des personnes faisant l'objet d'une enquête pendant la durée de celle-ci.

Toutes les personnes ayant connaissance des informations concernant d'éventuelles irrégularités reçues par le biais du Canal Éthique sont tenues de garder le secret professionnel sur l'identité de la personne qui informe.

Les données tant des personnes effectuant les communications que des personnes faisant l'objet d'une enquête pourront être fournies aux autorités administratives ainsi qu'aux autorités judiciaires, à condition qu'elles soient demandées en conséquence de toute procédure légale découlant des communications reçues. Cette transmission des données aux autorités administratives ou judiciaires sera toujours effectuée dans le plein respect de la législation sur la protection des données à caractère personnel.

ROBIN HAT prendra toutes les mesures nécessaires pour protéger les données des personnes qui signalent d'éventuelles irrégularités ; et pour prendre celles visant à éviter les représailles.

La fonction de Compliance enquêtera sur les faits et circonstances qui ont été communiqués par le Canal Éthique, déterminant :

• S'il existe des indices suffisants pour considérer que les faits rapportés nécessitent l'ouverture d'une enquête approfondie.
• Si, une fois les faits signalés examinés, ceux-ci constituent une irrégularité dans le domaine de la conformité réglementaire.

Si, une fois l'enquête terminée, il est déterminé qu'il n'y a pas eu d'irrégularité, toutes les mesures doivent être prises pour éviter de causer des préjudices tant aux informateurs de bonne foi qu'aux personnes faisant l'objet de l'enquête.

Les personnes qui signalent de bonne foi des soupçons d'irrégularités dans le respect des normes seront protégées contre toute forme de représailles, de discrimination et de sanction en raison des informations fournies.

Toute représaille contre quiconque informe d'une irrégularité ou d'un soupçon d'irrégularité dont la fonction de Compliance a connaissance pourra faire l'objet d'une enquête et de recommandations de sanctions.

La prohibition de représailles prévue au paragraphe précédent n'empêchera pas l'adoption des mesures disciplinaires appropriées lorsque l'enquête interne déterminera que la communication est fausse et que la personne qui l'a faite est consciente de sa fausse nature.

Les données personnelles collectées par le Canal Éthique seront celles strictement et objectivement nécessaires et, le cas échéant, pour vérifier la réalité des faits signalés. 

Les données seront traitées conformément à la réglementation sur la protection des données applicable, pour des fins légitimes et spécifiques en relation avec l'enquête qui pourrait découler de l'irrégularité signalée.

La fonction de Compliance pourra conserver des enregistrements des informations qui lui auraient été fournies verbalement, tant qu'elle le jugera nécessaire pour mener l'enquête ou pour conserver les preuves nécessaires à celle-ci. Les informateurs seront informés du traitement de leurs données conformément aux dispositions légales en la matière.

Le processus de gestion des communications reçues par le Canal Éthique se compose des phases suivantes :

• Réception de l'information sur l'irrégularité.
• Détermination de la nécessité de recherche.
• Enquête sur les faits.
• Conclusions.
• Recommandation de sanction ou d'archivage.
• Communication aux parties intéressées.

Toutes les informations communiquées via le Canal Éthique seront reçues par la fonction de Compliance ou le fournisseur qu'elle désignera, qui sera responsable d'effectuer une analyse préliminaire des faits, de leur conformité avec la réglementation et décidera de la nécessité ou non d'initier une enquête.

• Si les informations fournies montrent que les faits sont en dehors du champ d'application du Canal Éthique, l'enquête sera considérée comme irrecevable. 
• Si les informations fournies révèlent des indices d'une possible irrégularité de conformité réglementaire relevant du Canal Éthique, une enquête sera ouverte.

Dans les deux cas, la personne informante sera informée de l'action prise, tant que cela n'interfère pas avec l'enquête en cours. Il faudra prévoir, dès maintenant, les mesures de protection nécessaires pour éviter les représailles contre la personne informante.

Au début de l'enquête, il sera procédé à :

La notification à la personne faisant l'objet de l'enquête, devant l'informer sur :

• La réception de l'information.
• Le fait dont on l'accuse.
• Comment exercer vos droits d'accès, de rectification, d'annulation et d'opposition, conformément à la réglementation sur la protection des données.

Si à l'appréciation de la fonction de Compliance il existe un risque que la notification à l'enquêté compromette l'enquête, cette communication pourra être reportée jusqu'à ce que ledit risque disparaisse. Dans tous les cas, le délai pour informer l'enquêté ne dépassera pas un (1) mois à compter de la réception des informations sur la possible irrégularité.

La fonction de conformité initiera les enquêtes appropriées pour vérifier la véracité des faits signalés et évaluera toutes les mesures nécessaires pour éviter des représailles contre le lanceur d'alerte, ainsi que pour protéger les droits de la personne faisant l'objet de l'enquête tant que celle-ci est en cours.

Une fois l'enquête terminée, et en fonction des résultats obtenus, la fonction de Compliance décidera si :

1. Archiver les informations parce que soit (i) les actions réalisées n'ont pas suffisamment prouvé les faits rapportés, soit (ii) ceux-ci ne constituent pas une infraction à la conformité réglementaire.
2. Informer la personne concernée des irrégularités dans lesquelles elle aurait présumément enfreint la loi et lui donner la possibilité de présenter ses allégations et sa défense. Si, après les allégations, il est considéré qu'une irrégularité a effectivement été commise, la fonction de Compliance formulera une proposition de sanction possible à appliquer si les faits rapportés ont été suffisamment établis et, en outre, constituent une infraction aux normes de conformité. La fonction de Compliance formulera par écrit une proposition de résolution, dûment justifiée, des mesures disciplinaires possibles à adopter et l'enverra aux administrateurs de ROBIN HAT pour l'exécution des mesures.

Dans l'un ou l'autre des deux scénarios prévus dans la section précédente, une fois que la fonction de conformité aura terminé l'enquête, elle devra :

1. Documenter le résultat de la recherche par écrit.
2. Établir une proposition de recommandations.

La fonction de conformité pourra prendre les mesures qu'elle jugera appropriées pour protéger l'identité des informateurs ou des personnes faisant l'objet d'une enquête, lorsque les faits n'ont pas été établis. 

La décision doit être communiquée à la fois à la partie enquêtée et à celui qui a signalé les irrégularités. Il faudra également notifier toute mesure prise pour éviter les représailles.

Les mesures pour prévenir les représailles doivent être maintenues aussi longtemps que la fonction de conformité l'estime nécessaire pour éviter un préjudice aux personnes informatrices.

1. Données à caractère personnel

Les données personnelles recueillies dans le cadre du Canal Éthique seront traitées exclusivement dans le but de traiter les informations et, si nécessaire, d'enquêter sur la réalité des faits signalés, respectant ainsi l'exigence légalement établie dans la Loi Organique 3/2018, du 6 décembre, sur la Protection des Données Personnelles et la garantie des droits numériques. 

Les données personnelles collectées dans le cadre d'une information et qui donnent lieu à l'ouverture de l'enquête correspondante seront intégrées dans le fichier "Canal Éthique", qui disposera des mesures de sécurité informatique exigées par la législation et en tenant compte de la sensibilité de la matière.  

Il est expressément constaté que les données contenues dans les informations qui ne sont pas acceptées à traitement ne seront pas intégrées dans aucun fichier, et qu'elles seront immédiatement supprimées. 

Dans les cas où des données sont conservées à des fins statistiques et de contrôle, des mesures seront prises pour anonymiser les données et éviter la conservation de celles qui ne sont pas strictement nécessaires.

Les données personnelles recueillies dans le cadre d'une enquête peuvent être communiquées aux administrateurs de ROBIN HAT, ainsi qu'à la ou les personnes chargées d'exécuter la sanction correspondante, et aux fournisseurs externes qui collaborent à l'enquête. 

Enfin, les personnes concernées pourront exercer leurs droits d'accès, de rectification, d'annulation et d'opposition par l'intermédiaire de l'adresse e-mail info@robinhat.com

Le droit d'accès de la personne enquêtée sera limité à ses propres données personnelles, n'ayant pas accès aux données concernant l'identité de l'informateur, en raison du caractère confidentiel du Canal Éthique.

2. Informations de nature confidentielle

Tous les documents de nature confidentielle auxquels la fonction de Compliance a accès, qu'ils aient été fournis par l'informateur, recueillis au cours de l'enquête ou générés dans le cadre de celle-ci, ou obtenus par tout moyen, devront être détruits une fois l'enquête terminée.

Si un document ou un fragment de document doit être conservé par obligation légale, ou parce que l'information a été déterminante pour le résultat de l'enquête, il pourra être conservé pendant une période ne dépassant pas 10 ans à partir de la clôture fiscale de l'année au cours de laquelle l'enquête a été menée. 

La fonction de Compliance devra prendre toutes les mesures de sécurité de l'information nécessaires concernant la protection des informations confidentielles qui sont sous sa garde.

Une fois la Politique du Canal Éthique conclue, elle est entrée en vigueur en mars 2023 et sa surveillance relève de la fonction de conformité.

La Politique du Canal Éthique pourra être mise à jour et révisée en cas de changements législatifs ou lorsque des circonstances justifient sa révision.