A Política do Canal Ético da ROBIN HAT tem como objetivo estabelecer as diretrizes de funcionamento do Canal Ético e demais meios disponibilizados pela ROBIN HAT, as funções da área de Compliance, e os direitos dos informantes, investigados, assim como o procedimento de investigação e as ações a tomar, tendo em conta:

• A Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção das pessoas que denunciam infrações normativas e o combate à corrupção.
• A Norma UNE-ISO 37002:2021 sobre sistemas de gestão de denúncias.
• A Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam infrações ao direito da União.

Embora não seja sujeito obrigado ao abrigo das referidas normas, a ROBIN HAT, comprometida com o mais alto padrão e com a ética dentro e fora da sua organização, estabelece este Canal Ético para que qualquer pessoa que tenha dúvidas relacionadas com o Código Ético e de Conduta, com o Sistema de Gestão de Compliance Penal (SGCPA), e, em geral, relativamente ao bom cumprimento normativo dentro da ROBIN HAT, possa:

1. Colocar qualquer dúvida ou questão relacionada com o Código Ético e de Conduta da ROBIN HAT, com o SGCPA, ou sobre qualquer uma das políticas e procedimentos implementados na matéria.
2. Informar sobre qualquer irregularidade ou suspeita de irregularidade da qual tenha conhecimento, e que esteja a ser cometida, tenha sido cometida ou se planeie cometer por algum membro da ROBIN HAT.

O Canal Ético poderá ser utilizado por todos os membros da ROBIN HAT, assim como pelos seus aliados, clientes e fornecedores, para colocar dúvidas ou perguntas; ou para informar sobre irregularidades ou suspeitas de irregularidades das quais tenham conhecimento.

As pessoas que informem através do Canal Ético poderão reportar factos relacionados com a atividade da ROBIN HAT, que envolvam o seu pessoal ou representantes.

A Política do Canal Ético aplicar-se-á a todas as comunicações sobre possíveis irregularidades no âmbito do cumprimento normativo, independentemente dos canais utilizados para o seu envio, sejam verbais ou escritas.

Todas as pessoas que participem no processo de receção ou investigação de irregularidades deverão cumprir o conteúdo desta política, especialmente no que diz respeito a garantir os direitos dos informantes e dos investigados.

ROBIN HAT disponibiliza para o Canal Ético as seguintes formas de contacto:

• Canal Ético: Poderão ser feitas consultas e enviadas informações sobre irregularidades ou suspeitas de irregularidades através do Canal Ético web da ROBIN HAT, disponível na sua própria página web.
• Via telefónica: Para o número de telefone da função de Compliance.
• De forma presencial: Diretamente à função de Compliance.

Toda a comunicação realizada através do Canal Ético, será tratada respeitando os seguintes princípios:

Todas as pessoas que façam parte do ROBIN HAT na qualidade de dirigente, empregado, colaborador, sócio, ou que tenham um interesse legítimo na organização, poderão enviar a informação que considerem pertinente através do Canal Ético.

A função de Compliance é a autoridade responsável por gerir as informações recebidas através do Canal Ético, e por garantir os direitos de quem informa e dos investigados, tendo a autoridade para atuar de forma independente e autónoma, realizando todas as ações que considerar necessárias para resolver os assuntos de que tenha conhecimento, para proteger os informantes de qualquer tipo de retaliação, e para salvaguardar a segurança da informação e a integridade do investigado.

Toda a informação enviada através do Canal Ético deve ser enviada de boa-fé e, sempre que possível, acompanhada de evidências que sustentem qualquer suspeita de irregularidade.

ROBIN HAT tomará as medidas necessárias para proteger os direitos de qualquer pessoa que reporte de boa-fé; assim como os direitos dos investigados até à conclusão da investigação, garantindo a sua proteção contra qualquer tentativa de retaliação.

As pessoas que desejem reportar possíveis irregularidades poderão fazê-lo de forma anónima, através do portal web disponibilizado.

No caso de o informante deixar os seus dados, ROBIN HAT compromete-se a proteger a sua identidade e a contactá-lo para o informar sobre o estado da investigação, desde que a comunicação não interfira com a mesma.

Todas as comunicações recebidas através do Canal Ético serão geridas pela função de Compliance ou pelo fornecedor externo especializado em gestão de canais éticos que este designar.

ROBIN HAT garante a máxima confidencialidade sobre a identidade das pessoas que reportem irregularidades, assim como das pessoas investigadas durante o decorrer da investigação.

Todas as pessoas que tenham conhecimento da informação sobre possíveis irregularidades recebidas através do Canal Ético estão obrigadas a manter segredo profissional sobre a identidade da pessoa informante.

Os dados tanto das pessoas que efetuem as comunicações como dos investigados poderão ser fornecidos às autoridades administrativas ou judiciais sempre que solicitados no âmbito de qualquer procedimento legal decorrente das comunicações recebidas. Esta cedência de dados às autoridades administrativas ou judiciais será sempre realizada em pleno cumprimento da legislação sobre proteção de dados pessoais.

ROBIN HAT tomará todas as medidas necessárias para proteger os dados das pessoas que reportem possíveis irregularidades; e para adotar aquelas destinadas a evitar represálias.

A função de Compliance investigará os factos e circunstâncias que tenham sido comunicados através do Canal Ético, determinando:

• Se existem indícios suficientes para considerar que os factos informados requerem a abertura de uma investigação exaustiva.
• Se, uma vez investigados os factos informados, estes constituem uma irregularidade no âmbito do cumprimento normativo.

Se, após concluída a investigação, se determinar que não houve irregularidade, deverão ser tomadas todas as medidas para evitar que sejam causados prejuízos tanto aos informantes de boa-fé como aos investigados.

As pessoas que comunicarem de boa-fé a suspeita de irregularidades no cumprimento normativo estarão protegidas contra qualquer tipo de retaliação, discriminação e penalização devido à informação fornecida.

Qualquer retaliação contra quem informe sobre uma irregularidade ou suspeita de irregularidade da qual a função de Compliance tenha conhecimento poderá ser objeto de investigação e recomendação de sanções.

A proibição de retaliações prevista no parágrafo anterior não impedirá a adoção das medidas disciplinares adequadas quando a investigação interna determinar que a comunicação é falsa e que a pessoa que a realizou tem consciência da sua falsidade.

Os dados pessoais recolhidos através do Canal Ético serão apenas aqueles estrita e objetivamente necessários e, se for o caso, para verificar a veracidade dos factos reportados.

Os dados serão tratados em conformidade com a legislação de proteção de dados aplicável, para fins legítimos e específicos relacionados com a investigação que possa surgir como consequência da irregularidade reportada.

A função de Compliance poderá manter gravações da informação que lhe tenha sido fornecida verbalmente, sempre que considere necessário para dar seguimento à investigação ou para conservar a evidência necessária para a mesma. Os informadores serão informados sobre o tratamento dos seus dados conforme previsto na legislação aplicável.

O procedimento de gestão das comunicações recebidas no Canal Ético consta das seguintes fases:

• Receção da informação sobre a irregularidade.
• Determinação da necessidade de investigação.
• Investigação dos factos.
• Conclusões.
• Recomendação de sanção ou arquivamento.
• Comunicação aos interessados.

Todas as informações comunicadas através do Canal Ético serão recebidas pela função de Compliance ou pelo fornecedor que esta designar, que será responsável por realizar uma análise preliminar dos factos, a sua conformidade com a regulamentação aplicável e decidirá sobre a necessidade ou não de iniciar uma investigação.

• Se das informações fornecidas resultar que os factos estão fora do âmbito do Canal Ético, a investigação será considerada improcedente.
• Se das informações fornecidas surgirem indícios de uma possível irregularidade de conformidade normativa que esteja dentro do âmbito do Canal Ético, será iniciada uma investigação.

Em ambos os casos, será informado o denunciante sobre a ação tomada, desde que isso não interfira com a investigação em curso. Devem ser previstas, desde já, as medidas de proteção necessárias para evitar represálias contra o denunciante.

Ao iniciar a investigação, será realizada:

A notificação à pessoa investigada, devendo informá-la sobre:

• A receção da informação.
• O facto de que é acusada.
• Como exercer os seus direitos de acesso, retificação, cancelamento e oposição, de acordo com a legislação de proteção de dados.

Se, a critério da função de Compliance , existir risco de que a notificação ao investigado comprometa a investigação, essa comunicação poderá ser adiada até que o referido risco desapareça. Em todo o caso, o prazo para informar o investigado não excederá um (1) mês desde que tenha sido recebida a informação sobre a possível irregularidade.

A função de Compliance iniciará as investigações oportunas para verificar a veracidade dos factos comunicados e avaliará todas as medidas necessárias para evitar represálias contra o informante e também para proteger os direitos do investigado enquanto durar a investigação.

Uma vez concluída a investigação, e em função dos resultados obtidos, a função de Compliance decidirá se:

1. Arquiva a informação porque ou (i) com as ações realizadas os factos reportados não ficaram suficientemente comprovados, ou (ii) estes não constituem uma infração de compliance.
2. Informa o investigado das irregularidades em que presumivelmente incorreu e dá-lhe a possibilidade de apresentar as suas alegações e defesa. Se após as alegações se considerar que efetivamente foi cometida uma irregularidade, a função de Compliance formulará uma proposta da possível sanção a aplicar se os factos reportados ficaram suficientemente comprovados e, além disso, constituem uma infração de compliance. A função de Compliance formulará por escrito uma proposta de resolução, devidamente justificada, das possíveis medidas disciplinares a adotar e enviará aos administradores da ROBIN HAT para a execução das medidas.

Em qualquer um dos dois cenários previstos na secção anterior, uma vez que a função de Compliance conclua a investigação, deverá:

1. Documentar o resultado da investigação por escrito.
2. Estabelecer uma proposta de recomendações.

A função de Compliance poderá tomar as medidas que considerar pertinentes para proteger a identidade dos informantes ou investigados, quando os factos não tenham sido comprovados.

A decisão deve ser comunicada tanto à parte investigada como à pessoa que reportou as irregularidades. Também deverá ser notificada qualquer medida adotada para evitar represálias.

As medidas para prevenir represálias devem ser mantidas pelo tempo que a função de Compliance considerar necessário para evitar danos às pessoas informantes.

1. Dados pessoais

Os dados pessoais recolhidos no âmbito do Canal Ético serão tratados com a exclusiva finalidade de processar as informações e, se for o caso, investigar a veracidade dos factos reportados, cumprindo assim o exigido pela Lei Orgânica 3/2018, de 6 de dezembro, de Proteção de Dados Pessoais e garantia dos direitos digitais.

Os dados pessoais recolhidos no âmbito de uma informação que dê origem à abertura da respetiva investigação serão integrados no ficheiro “Canal Ético”, que contará com as medidas de segurança informática exigidas pela legislação, tendo em conta a sensibilidade da matéria.

Fica expressamente declarado que os dados contidos nas informações que não sejam admitidas a tramitação não serão incorporados em nenhum ficheiro, procedendo-se à sua eliminação imediata.

Nos casos em que se conservem dados para efeitos estatísticos e de controlo, serão tomadas as medidas possíveis para anonimizar os dados e evitar a manutenção daqueles que não sejam estritamente necessários.

Os dados pessoais recolhidos no âmbito de uma investigação poderão ser comunicados aos administradores da ROBIN HAT, bem como à(s) pessoa(s) responsável(eis) pela execução da respetiva sanção, e aos fornecedores externos que colaborem na investigação.

Por fim, os interessados poderão exercer os seus direitos de acesso, retificação, cancelamento e oposição através do endereço de correio eletrónico info@robinhat.com

O direito de acesso do investigado estará limitado aos seus próprios dados pessoais, não tendo acesso aos dados sobre a identidade do informante, dado o carácter confidencial do Canal Ético.

2. Informação confidencial

Todos os documentos de carácter confidencial a que tenha acesso a função de Compliance, quer tenham sido fornecidos pelo informante, recolhidos durante a investigação ou gerados no seu âmbito, ou obtidos por qualquer via, deverão ser destruídos após a conclusão da investigação.

Se algum documento ou fragmento de documento tiver de ser conservado por obrigação legal, ou porque a informação tenha sido determinante para o resultado da investigação, poderá ser mantido durante um período não superior a 10 anos a contar do encerramento fiscal do ano em que a investigação foi realizada.

A função de Compliance deverá tomar todas as medidas de segurança da informação necessárias para proteger a informação confidencial que estiver sob a sua guarda.

Uma vez concluída, a Política do Canal Ético entrou em vigor em março de 2023 e a sua supervisão cabe à função de Compliance.

A Política do Canal Ético poderá ser atualizada e revista sempre que existam alterações legislativas ou surjam circunstâncias que justifiquem a sua revisão.