A Política do Canal Ético da ROBIN HAT tem como finalidade estabelecer as diretrizes de funcionamento do Canal Ético e outros meios disponibilizados pela ROBIN HAT, as funções da função de Compliance, e os direitos dos informantes, investigados, bem como o procedimento de investigação e ações a tomar, tendo em conta:

• A Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, reguladora da proteção das pessoas que informem sobre infrações normativas e de luta contra a corrupção. 
• A Norma UNE-ISO 37002:2021 sobre sistemas de gestão de denúncias.
• A Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho de 23 de outubro de 2019 relativa à proteção das pessoas que denunciam infrações do direito da União.

Embora não seja um sujeito obrigado de acordo com as referidas normativas, a ROBIN HAT, em compromisso com o mais alto padrão e comprometida com a ética dentro e fora da sua organização, estabelece este Canal Ético para que qualquer pessoa que tenha preocupações relacionadas com o Código Ético e de Conduta, com o Sistema de Gestão de Compliance Penal (SGCPA), e em geral com respeito ao bom cumprimento normativo dentro da ROBIN HAT, possa:

1. Colocar qualquer dúvida ou pergunta relacionada com o Código Ético e de Conduta do ROBIN HAT, com o SGCPA, ou sobre qualquer uma das políticas e procedimentos implementados na matéria.
2. Informar sobre qualquer irregularidade ou suspeita de irregularidade da qual tenha conhecimento, e que esteja a ser cometida, tenha sido cometida ou planeie cometer algum membro de ROBIN HAT.

O Canal Ético poderá ser utilizado por todos os membros da ROBIN HAT, assim como pelos seus aliados, clientes e fornecedores, para colocar dúvidas ou perguntas; ou para informar sobre irregularidades ou suspeitas de irregularidades das quais tenha conhecimento.

As pessoas que informem através do Canal Ético poderão relatar factos relacionados com a atividade da ROBIN HAT, que envolvam o seu pessoal ou representantes.

A Política do Canal Ético será aplicada a todas as comunicações sobre possíveis irregularidades no âmbito do cumprimento normativo, independentemente dos canais utilizados para o seu envio, sejam verbais ou escritos.

Todas as pessoas que participem no processo de receção ou investigação de regularidades devem cumprir com o conteúdo desta política, especialmente no que diz respeito a garantir os direitos dos informantes e dos investigados.

ROBIN HAT disponibiliza ao Canal Ético as seguintes formas de contacto:

• Canal Ético: Podem ser feitas consultas e enviar informações sobre irregularidades ou suspeitas de irregulares através do Canal Ético web da ROBIN HAT, localizado na sua própria página web.
• Via telefónica: Para o número de telefone da função de Compliance.
• De forma presencial: Ante a função de Compliance.

Toda a comunicação realizada através do Canal Ético, será tratada respeitando os seguintes princípios:

Todas as pessoas que façam parte do ROBIN HAT na qualidade de dirigente, empregado, colaborador, sócio, ou que tenham um interesse legítimo na organização, poderão enviar a informação que considerem pertinente através do Canal Ético.

A função de Compliance é a autoridade responsável por gerir as informações recebidas através do Canal Ético, e por zelar pelos direitos de quem informa e dos investigados, tendo a potestade de agir de forma independente e autónoma, realizando todas as ações que considerar necessárias para resolver os assuntos dos quais tenha conhecimento, para proteger os informantes de qualquer tipo de represálias, e para salvaguardar a segurança da informação e a integridade do investigado.

Toda a informação que seja enviada através do Canal Ético deve ser enviada de boa-fé e acompanhada, na medida do possível, de evidências que sustentem qualquer suspeita de irregularidade. 

ROBIN HAT tomará as medidas necessárias para proteger os direitos de qualquer pessoa que informe de boa fé; assim como os direitos dos investigados até que a investigação seja concluída, garantindo a sua proteção contra qualquer tentativa de represália.

As pessoas que desejem informar sobre possíveis irregularidades poderão fazê-lo de forma anónima, através do portal web disponibilizado.

No caso de o informante deixar os seus dados, ROBIN HAT compromete-se a proteger a sua identidade e a contactá-lo para informá-lo sobre o estado da investigação, desde que a comunicação não interfira com a mesma.

Todas as comunicações recebidas através do Canal Ético serão geridas pela função de Compliance ou pelo fornecedor externo especializado na gestão de canais éticos que este designar.

ROBIN HAT garante a máxima confidencialidade sobre a identidade das pessoas que reportam irregularidades, assim como das pessoas investigadas durante a realização da investigação.

Todas as pessoas que tenham conhecimento da informação sobre possíveis irregularidades que sejam recebidas através do Canal Ético, estão obrigadas a guardar segredo profissional sobre a identidade da pessoa informante.

Os dados tanto das pessoas que efetuam as comunicações como dos investigados poderão ser fornecidos tanto às autoridades administrativas como às judiciais, sempre que sejam solicitados como consequência de qualquer procedimento legal derivado das comunicações recebidas. Esta cedência de dados às autoridades administrativas ou judiciais será realizada sempre em pleno cumprimento da legislação sobre proteção de dados de caráter pessoal.

ROBIN HAT tomará todas as medidas necessárias para proteger os dados das pessoas que reportem possíveis irregularidades; e a tomar aquelas dirigidas a evitar represálias.

A função de Compliance investigará os factos e circunstâncias que tenham sido comunicados através do Canal Ético, determinando:

• Se existem indícios suficientes para considerar que os factos reportados requerem a abertura de uma investigação exaustiva.
• Se, uma vez investigados os factos reportados, estes constituírem uma irregularidade no âmbito do cumprimento normativo.

Se, uma vez concluída a investigação, se determinar que não houve irregularidade, deverão ser tomadas todas as medidas para evitar que se causem prejuízos tanto aos informantes de boa-fé como aos investigados.

As pessoas que informem de boa fé a suspeita de irregularidades no cumprimento normativo estarão protegidas contra qualquer tipo de represália, discriminação e penalização devido à informação fornecida.

Qualquer represália contra quem informar sobre uma irregularidade ou suspeita de irregularidade da qual tenha conhecimento a função de Compliance poderá ser objeto de investigação e recomendação de sanções.

A proibição de represálias prevista no parágrafo anterior não impedirá a adoção das medidas disciplinares que se justifiquem quando a investigação interna determinar que a comunicação é falsa e que a pessoa que a fez está ciente da sua falsidade.

Os dados pessoais recolhidos através do Canal Ético serão aqueles estritamente e objetivamente necessários e, se for o caso, para verificar a realidade dos factos reportados. 

Os dados serão tratados de acordo com a legislação de proteção de dados aplicável, para fins legítimos e específicos em relação à investigação que possa surgir como consequência da irregularidade reportada.

A função de Compliance poderá manter gravações da informação que lhe tenha sido fornecida de forma verbal, sempre que o considere necessário para dar seguimento à investigação ou para conservar a evidência necessária para a mesma. Os informantes serão informados sobre o tratamento dos seus dados de acordo com o previsto na legislação em vigor.

O procedimento de gestão das comunicações recebidas no Canal Ético consiste nas seguintes fases:

• Receção da informação sobre a irregularidade.
• Determinação da necessidade de investigação.
• Investigação dos factos.
• Conclusões.
• Recomendação de sanção ou arquivamento.
• Comunicação a interessados.

Todas as informações que sejam comunicadas através do Canal Ético serão recebidas pela função de Compliance ou pelo fornecedor que este designar, que será responsável por realizar uma análise preliminar dos fatos, sua adequação ao cumprimento normativo e decidirá sobre a necessidade ou não de iniciar uma investigação.

• Se da informação fornecida se concluir que os factos são alheios ao alcance do Canal Ético, a investigação será considerada improcedente. 
• Se da informação fornecida surgirem indícios de uma possível irregularidade de cumprimento normativo que se encontre dentro do âmbito do Canal Ético, será iniciada uma investigação.

Em ambos os casos, a pessoa informante será informada da ação tomada, desde que isso não interfira na investigação em curso. Devem ser previstas, a partir deste momento, as medidas de proteção necessárias para evitar represálias contra a pessoa informante.

Ao iniciar a investigação, será realizado:

A notificação à pessoa investigada, devendo informá-la sobre:

• A recepção da informação.
• O facto de que é acusado.
• Como exercer os seus direitos de acesso, rectificação, cancelamento e oposição, de acordo com a normativa de proteção de dados.

Se a juízo da função de Compliance existe risco de que a notificação ao investigado comprometa a investigação, essa comunicação poderá ser adiada até que o referido risco desapareça. Em todo o caso, o prazo para informar o investigado não excederá um (1) mês desde que se tenha recebido a informação sobre a possível irregularidade.

A função de Compliance iniciará as investigações apropriadas para verificar a veracidade dos fatos reportados e avaliará todas as medidas necessárias para evitar represálias contra o informante e também para proteger os direitos do investigado enquanto a investigação perdurar.

Uma vez concluída a investigação, e em função dos resultados obtidos, a função de Compliance decidirá se:

1. Arquivar a informação porque ou bem (i) com as atuações realizadas não tenham ficado suficientemente acreditados os factos informados, ou (ii) estes não sejam constitutivos de uma infração de cumprimento normativo.
2. Informar o investigado das irregularidades em que presumivelmente incorreu e dar-lhe a possibilidade de apresentar as suas alegações e defesa. Se após as alegações se considerar que efetivamente foi cometida uma irregularidade, a função de Compliance formulará uma proposta da possível sanção a aplicar se os factos reportados tiverem sido suficientemente comprovados e, além disso, forem constitutivos de uma infração de cumprimento normativo. A função de Compliance formulará por escrito uma proposta de resolução, devidamente justificada, das possíveis medidas disciplinares a adotar e enviará aos administradores de ROBIN HAT para a execução das medidas.

Em qualquer um dos dois cenários previstos na secção anterior, uma vez que a função de Compliance conclua a investigação, deverá:

1. Documentar o resultado da investigação por escrito.
2. Estabelecer uma proposta de recomendações.

A função de Compliance poderá tomar as medidas que considerar pertinentes para proteger a identidade dos informantes ou investigados, quando os factos não tenham sido acreditados. 

A decisão deve ser comunicada tanto à parte investigada como a quem informar sobre as irregularidades. Também deverá ser notificada sobre qualquer medida tomada para evitar represálias.

As medidas para prevenir represálias devem ser mantidas pelo tempo que a função de Compliance considerar necessário para evitar danos às pessoas informantes.

1. Dados de carácter pessoal

Os dados pessoais recolhidos no âmbito do Canal Ético serão tratados com a exclusiva finalidade de processar as informações e, se for o caso, investigar a realidade dos factos comunicados, cumprindo assim a exigência legalmente estabelecida na Lei Orgânica 3/2018, de 6 de dezembro, de Proteção de Dados Pessoais e garantia dos direitos digitais. 

Os dados pessoais que sejam recolhidos no âmbito de uma informação e que deem origem à abertura da correspondente investigação serão integrados no ficheiro "Canal Ético", que contará com as medidas de segurança informática exigidas pela legislação e tendo em conta a sensibilidade da matéria.  

Fica expressamente registado que os dados contidos naquelas informações que não sejam admitidas a trâmite não serão incorporados em nenhum ficheiro, procedendo-se à sua eliminação imediata. 

Nos casos em que se conserven dados para efeitos estatísticos e de controlo, serão tomadas as medidas possíveis para anonimizar os dados e evitar a manutenção daqueles dados que não sejam estritamente necessários.

Os dados pessoais recolhidos no âmbito de uma investigação poderão ser comunicados aos administradores de ROBIN HAT, bem como à pessoa ou pessoas encarregadas de executar a correspondente sanção, e aos fornecedores externos que colaborem na investigação. 

Finalmente, os interessados poderão exercer os seus direitos de acesso, rectificação, cancelamento e oposição através do endereço de correio eletrónico info@robinhat.com

O direito de acesso do investigado estará limitado aos seus próprios dados de carácter pessoal, não tendo acesso aos dados sobre a identidade do informante, dado o carácter confidencial do Canal Ético.

2. Informação de carácter confidencial

Todos os documentos de carácter confidencial a que tenha acesso a função de Compliance, tenham sido fornecidos pelo informante, recolhidos durante a investigação ou gerados no âmbito desta, ou obtidos por qualquer via, deverão ser destruídos uma vez concluída a investigação.

Se algum documento ou fragmento de documento tiver de ser conservado por obrigação legal, ou porque a informação tenha sido determinante para o resultado da investigação, poderá ser conservado durante um período não superior a 10 anos a partir do encerramento fiscal do ano em que a investigação foi realizada. 

A função de Compliance deverá tomar todas as medidas de segurança da informação necessárias em relação à proteção daquela informação de caráter confidencial que se encontre sob sua guarda.

Uma vez concluída, a Política do Canal Ético entrou em vigor em Março de 2023 e a sua vigilância corresponde à função de Compliance.

A Política do Canal Ético poderá ser atualizada e revista quando existirem mudanças legislativas ou quando surgirem circunstâncias que justifiquem a sua revisão.